KI-Automatisierung, die Routine erledigt und fragt, wenn es zählt.

Ein einfacher Ablauf beginnt bei etwa 2.500 €. Ein Ablauf, in dem die KI Dokumente liest, mit Regeln, Freigaben und Tests, liegt meist zwischen 4.500 € und 9.000 €. Eigene Schnittstellen oder ein MCP-Server für deine Software beginnen bei etwa 12.000 €.

Dazu kommen laufende Kosten, die du direkt bezahlst: ein kleiner Server für n8n oder ein Abo bei Make und die Nutzung des KI-Modells, die nach Menge abgerechnet wird. Was das bei deinen Mengen ausmacht, rechne ich dir vorher aus.

Klassische Automatisierung folgt festen Regeln: Wenn ein Auftrag im Shop eingeht, lege eine Rechnung an. Das funktioniert, solange die Daten immer gleich aussehen.

KI kommt dazu, wenn sie das nicht tun: E-Mails in freiem Text, PDFs in jedem Layout, ein Foto vom Lieferschein. Die KI versteht den Inhalt, die festen Regeln entscheiden, was damit passiert. Die besten Abläufe verbinden beides.

Das, was zu deinem Ablauf passt. n8n kann auf einem Server in Deutschland laufen, deine Daten bleiben dann bei dir, und für eure internen Abläufe fallen keine Lizenzkosten an. Make läuft als Cloud-Dienst, ist schnell eingerichtet und rechnet nach Menge ab.

Eigenen Code schreibe ich, wenn die Logik komplex wird, die Mengen groß sind oder die Automation Teil deiner eigenen Software werden soll. In jedem Fall bekommst du Zugang zu allem und bist nicht von mir abhängig.

Sie kann es sein, wenn sie so gebaut ist. Mit jedem Dienst, der personenbezogene Daten verarbeitet, brauchst du einen Vertrag zur Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO. Ich wähle Anbieter, die das bieten und auf Wunsch in der EU verarbeiten, und schicke an die KI nur, was sie für ihre Aufgabe braucht.

Und Entscheidungen mit rechtlicher Wirkung für eine Person, etwa eine Kündigung oder eine Absage, dürfen nach Art. 22 DSGVO grundsätzlich nicht allein automatisch fallen. Dafür gibt es die Freigabe durch einen Menschen.

Für typische Büroabläufe wie Belege erfassen oder Anfragen sortieren wenig: Das ist keine Hochrisiko-KI. Was für jedes Unternehmen gilt, das KI einsetzt: Es soll dafür sorgen, dass sein Team versteht, wie die KI arbeitet und wo ihre Grenzen liegen (KI-Kompetenz, Artikel 4). Die Einweisung dafür gehört bei mir dazu.

Anders ist es, wenn KI über Menschen entscheidet, etwa Bewerbungen vorsortiert. Das zählt als Hochrisiko-Anwendung mit eigenen Pflichten, und das sage ich dir, bevor wir so etwas bauen.

Fehler passieren, auch beim Abtippen von Hand. Wichtig ist, dass sie auffallen. Deshalb weiß die KI zu jedem Feld, wie sicher sie ist, und bei Unsicherheit fragt sie nach. Feste Regeln prüfen das Ergebnis, und wo es um Geld geht, gibt ein Mensch frei.

Vor dem Start teste ich mit deinen echten Fällen, und nach jedem Wechsel des KI-Modells wieder. So siehst du schwarz auf weiß, wie zuverlässig der Ablauf ist.

Alles, was oft vorkommt, immer ähnlich ist und heute von Hand läuft: Eingangsrechnungen, Anfragen aus dem Kontaktformular, Auftragsbestätigungen abgleichen, Rückrufe und Termine, Daten zwischen Shop und Warenwirtschaft.

Eine gute Faustregel: Was bei euch mehrmals am Tag abgetippt oder kopiert wird, ist ein Kandidat.